AUFBEWAHRUNGSFRISTEN : Ausmisten, aber mit Bedacht!

Hintergrund

AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

Ausmisten, aber mit Bedacht!

27.01.2012 –

Ab und an geht’s nicht anders – alte Unterlagen müssen weg. Dabei ist Sachverstand wichtig, denn der Datenschutz muss gewahrt bleiben. Und, erinnert A&W-Autor Florian Bogner: Beachten Sie die Aufbewahrungsfristen.

Alle Freiberufler, Ärzte zumal, müssen Aufbewahrungsfristen einhalten. Und selbst Privatpersonen müssen bedenken, dass sie als Hausbesitzer zum Kampf gegen Schwarzarbeit speziellen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem ein Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Patientenunterlagen beginnt sie am Ende des Kalenderjahres, in dem die Behandlung beendet wurde oder nach der letzten Untersuchung. Auch bei Personalunterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern. Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen über Medizinprodukte beginnt, wenn das Medizinprodukt außer Betrieb genommen wurde.

Zehn Jahre Frist: Patientendaten, Be- handlungsunterlagen, Röntgenaufnahmen, steuerliche Aufzeichnungen wie Jahresabschlüsse mit den entsprechenden Buchungsbelegen, KV-Abrechnungen, Belege und Rechnungen, Lohnkonten, Gehaltslisten und -quittungen, Miet- und Pachtverträge.
Sechs Jahre Frist: Sonstige Aufzeichnungen steuerlicher Art wie Praxis-Schriftwechsel, Unterlagen über Bestellungen und erteilte Aufträge, Geschäftsbriefe und Reisekostenabrechnungen sowie Darlehensunterlagen.
Fünf Jahre Frist: Allgemeine Personalunterlagen, aber auch die Belege über die Unterweisung von Praxismitarbeitern, dazu das Medizinproduktebuch mit dem Bestandsverzeichnis und die Unterlagen über die Strahlenschutzprüfung von Röntgengeräten.
Drei Jahre Frist: Betäubungsmittel-Anforderungsscheine, Rezepte und Bücher.
Zwei Jahre Frist: Arbeitszeitnachweise, sofern die tägliche Arbeitszeit überschritten wurde, Aufzeichnungen über die Beschäftigung werdender oder stillender Mütter, Prüfberichte und Prüfvermerke über Feuerlöscher, im Röntgenbereich die Protokolle der Abnahmeprüfung und die Referenzaufnahmen.
Ein Jahr Frist: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Prüfberichte über die Funktionsprüfung von Sterilisatoren. Grundsätzlich sind Privatpersonen, die Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit, Renten oder Kapitalvermögen haben, von diesen Aufbewahrungspflichten nicht betroffen. Allerdings regelt das Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit eine private Rechnungsaufbewahrungspflicht. Beauftragen Mieter oder Immobilienbesitzer Handwerker, Maler, Gärtner, Architekten oder eine Reinigungsfirma mit Arbeiten, muss er auf einer Rechnung bestehen und diese dann zwingend zwei Jahre lang aufbewahren.

A&W-KOMPAKT

Die genannten Fristen …
… können sich verlängern, wenn alte Unterlagen fürs Finanzamt interessant sein könnten. Zudem sollten sie erst vernichtet werden, wenn fest steht, dass sie nicht mehr für besondere Anträge beim Finanzamt – etwa für Investitionszulagen – nützlich sein könnten.

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